Этапы и график разработки стиля мероприятия

По срокам мероприятия брендов зависят от количества носителей для брендирования. Процесс ограничен датой события. Все макеты должны быть утверждены примерно за 10 дней до церемонии, чтобы типография успела их напечатать. Поэтому мы рекомендуем обратиться в агентство минимум за месяц.

Этот месяц дробится примерно пополам на подготовку эскизов и печать продукции. От вас потребуется большая вовлечённость и оперативное согласование.

Если вы привыкли работать в размеренном темпе, постарайтесь заказать стиль мероприятия за пару месяцев или более.

Вот график главных этапов подготовки мероприятия.

1 день. Заявка

В заявке постарайтесь описать всё максимально подробно, упомянув все важные и неважные детали. Пусть лучше у нас будет избыток информации, чем её недостаток.

Мероприятие: название и формат, цель, место и время.

Пример
SOCKS. Презентация новой коллекции креативных носков. Цель: подписание договоров на продажу носков из новой коллекции через крупные магазины по всей России. 11 июня, 19:00.

Гости: количество гостей, их полная характеристика, вовлечённость (нужно дополнительное привлечение или гости соберутся сами). Коммерческая презентация нуждается в рекламе и пригласительных. Для корпоратива это лишнее.

150 человек. Руководители сетевых магазинов, интернет-магазинов и шоу-румов. 30% уже продают наши носки, 20% продают только наши бабочки, 20% — на стадии переговоров, 30% увидят все товары впервые. Рассылка электронных приглашений по базе данных.

Пожелания по стилю: насколько строго нужно придерживаться основного корпоративного стиля, потребуется ли разработка дополнительного логотипа и стиля мероприятия + любые подробности и пожелания.

Мне бы хотелось, чтобы на всей продукции вы максимально сохранили наш корпоративный стиль и руководствовались брендбуком. Но нам потребуется яркий логотип мероприятия с использованием названия. Возможно, вы сможете вписать в слово SOCKS изображение носка. Пусть вся продукция создаёт лёгкое и праздничное настроение. Приветствуются смелые решения с юмором. Мы не боимся экспериментов.

Носители: вы можете выбрать всю необходимую продукцию из списка ниже или добавить свои позиции.

• Приглашения
• Интернет-баннеры
• Наружная реклама, постеры, афиши
• Ролл-апы, прессвол
• Бейджи участников/персонала
• Брошюры, каталоги, буклеты, листовки, корпоративные издания
• Блокноты, ручки, папки, сумки, одежда, моментальные фото, другие сувениры
• Навигационные указатели, зонирование площадки
• Презентации, мультимедиа
• Дипломы, награды, призы

Желательно сразу указать размеры или хотя бы пропорции. Согласитесь, что быстрее сделать сразу правильно, чем потом в спешке переделывать. Обойдём грабли стороной :)

• Приглашение: 100х210, 1 сгиб. На обложке фотография продукции, логотип, слово «Приглашение», элементы фирменного стиля. Внутри текст.
• Интернет-баннеры: 240х400, 2048х1536, 1080х1080
• Наружная реклама 3х6, постеры в метро 800х1200
• Ролл-ап 2000х850, прессвол 4500х3500
• Бейджи участников: 70х100; ФИО, должность, компания, страна; 150 чел. Бейджи персонала: 70х100; фото 35х45, ФИО, должность; 15 чел. Должны заметно отличаться от бейджей участников.
• И так по каждому носителю.

Исходники: все картинки, логотипы и тексты в электронном виде. Нам понадобятся:

• Логотип в любом векторном формате (ai, eps, cdr)
• Брендбук
• Шрифты
• Изображения в высоком разрешении
• Тексты. Мы можем помочь с написанием, редактурой и переводом.

2–9 день. Разработка стиля мероприятия

Брендинг мероприятия — это базовая задача. Это логотип, цвета, графика (иллюстрации), шрифты, типографика и их комбинации.

На этом этапе мы создаём и выбираем элементы, из которых будут строиться макеты всех носителей. «Конструктор» должен быть гибким, чтобы из него можно было составить любой формат (вертикальный, горизонтальный, большой, маленький).

10–16 день. Дизайн и печать приглашения

Подумайте, нужна ли вам рассылка бумажных приглашений. Если да, то первый дедлайн будет за 20 дней до мероприятия. Такой срок нужен, чтобы успеть их напечатать и разослать. Рассылка начинается за две недели до события, а печать занимает ещё 3–5 дней. Сложный вариант (дизайнерская бумага, вырубка, лак, тиснение, шелкография) требует не меньше недели.

Если мероприятие рассчитано на широкую аудиторию, вместо приглашения за пару недель запускается его анонс и онлайн-регистрация участников. Тогда минимум за 14 дней до события вам понадобятся баннеры на сайтах, шаблоны рассылок, лендинги и дизайн картинок для соцсетей.

12–19 день. Брендирование мероприятия

Остальные макеты начинаем готовить одновременно с приглашениями — на основе согласованного стиля мероприятия. В первую очередь создаём дизайн той продукции, которую дольше всего печатать (многостраничные брошюры, большие тиражи, технологические ограничения).

20–26 день. Печать

Чтобы всё успеть, лучше заранее рассчитать стоимость и сроки изготовления тиражей. Иногда это бывает сложно. Рекомендуем просчитывать тираж и количество полос с запасом. Тогда вы получите максимальные сроки и цену. А если реальность не совпадёт с планом, проект не пострадает.

Вам не нужно искать типографию заранее. Вы можете заказать у нас печать и производство любых рекламных носителей из списка выше.

27–30 день. Подготовка площадки и время на форс-мажор

Дни, в которые вы будете готовить площадку, мы оставляем на доставку продукции и непредвиденные обстоятельства. Весь заказ мы привозим за 3 дня до мероприятия на проверку. Если вдруг вы обнаружите ошибку, у нас будет время всё исправить.

Мы знаем, когда и как надо перестраховаться, чтобы получить результат вовремя.